Нумерация кассовых документов

Нарушения при оформлении кассовых документов

Вопрос на самом деле непростой, как правило назначается судебная экспертиза, чтобы выявить все ли суммы были учтены своевременно.

Привожу пример решения суда.

sudact.ru/regular/doc/HCDynDLlPKNs/
Дело № 2-170/2012
Р Е Ш Е Н И Е
Именем Российской Федерации»27″ марта 2012 года гор. Владимир, Владимирской области Ленинский районный суд г. Владимира

В представленной кассовой книге за 2008 год по филиалу отсутствуют приходные и расходные кассовые ордера по порядковым напечатанным в программе 1С номерам, а исправленные ручкой по указанию руководства номера за июль 2008 года были сделаны уже по порядку.Поскольку стороны оспаривали, что полученные ответчиком денежные средства проведены по кассе другого одновременно существующего предприятия, определением суда по делу была назначена судебная бухгалтерская экспертиза.Согласно заключению бухгалтерской экспертизы № от ДД.ММ.ГГГГ (том 2 л.д.112-117) было установлено следующее.
Основным принципом бухгалтерского учета является непрерывность и последовательность записей. Поэтому компьютерная программа 1С должна обеспечивать соблюдение данных принципов бухгалтерского учета. Исходя из этого, созданные в компьютерной программе 1С кассовые документы имеют последовательную нумерацию. Таким образом, использование программы 1С без каких-либо нарушений ее конфигурации и установленных правил создания первичных документов, позволяет оформлять приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера с соблюдением порядковой нумерации.Отвечая на вопрос, возможно ли из представленных бухгалтерских документов выявить сумму прихода, расхода или возможной недостачи наличных денежных средств за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ с учетом движения денежных средств, эксперт указал, что для этого необходимо выполнить анализ кассовых и банковских документов, а также актов инвентаризации наличных денежных средств по ГУП «Владгострассигнал» и по филиалу «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области». На экспертизу не представлены банковские документы по филиалу «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области» за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ Поэтому полностью выявить сумму прихода, расхода или возможной недостачи наличных денежных средств за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ невозможно из-за отсутствия банковских документов по филиалу «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области» за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГТакже эксперт установил нарушение нумерации кассовых документов в кассовой книге, оформленной с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ, выполненное исправительными записями ручным способом; отсутствие расходных кассовых ордеров с номером 1 и номером 2, а также отсутствие приходного кассового ордера с номером 3. Установил в данной кассовой книге эксперт за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ нарушение нумерации кассовых документов, выполненной компьютерной программой, а именно, отсутствие расходных кассовых ордеров с номерами: 342, 343, 344, 345.
Таким образом, в представленной на экспертизу кассовой книге за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ установлены факты нарушения нумерации кассовых документов.

Экспертом исследовался вопрос, с какого времени закончен бухгалтерский учет по ГУП «Владгострассигнал» и с какого времени начат бухгалтерский учет по филиалу «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области»; расходовались ли денежные средства, принадлежащие ГУПу, в июле-августе 2008 года на филиал и наоборот.
По результатам проведенного исследования эксперт указал, что юридически с ДД.ММ.ГГГГ ведение бухгалтерского учета ГУП «Владгострассигнал» закончилось. Однако фактически кассовые документы оформлялись до ДД.ММ.ГГГГ, кроме этого, в нарушение законодательства расчетный счет ГУП «Владгострассигнал» существовал до ДД.ММ.ГГГГ Юридически с ДД.ММ.ГГГГ начинается ведение бухгалтерского учета филиала «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области».
Таким образом, ведение бухгалтерского учета ГУП «Владгострассигнал» в связи с закрытием предприятия юридически закончилось ДД.ММ.ГГГГ, а фактически в нарушение законодательства бухгалтерский учет по кассовым операциям осуществлялся до ДД.ММ.ГГГГ Бухгалтерский учет по филиалу «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области» начат с ДД.ММ.ГГГГ Денежные средства, снятые с расчетного счета ГУП «Владгостранссигнал» в июле-августе 2008 года, поступали и расходовались по кассе филиала «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области» в следующих суммах:- ДД.ММ.ГГГГ –… руб.;- ДД.ММ.ГГГГ –… руб.;- ДД.ММ.ГГГГ –… руб.;- ДД.ММ.ГГГГ –… руб.Указанные денежные средства находились на расчетном счете несуществующего предприятия ГУП «Владгострассигнал», принадлежали филиалу «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области», которого головное предприятие (ФГУП ГОССМЭП МВД России) наделило этими активами согласно Акту закрепления.
Таким образом, в июле-августе 2008г. не осуществлялся расход денежных средств, принадлежащих ГУП «Владгостранссигнал», на филиал «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области» и наоборот, в связи с тем, что в этот период ГУП «Владгостранссигнал» не существовало.
Согласно заключению бухгалтерской экспертизы от ДД.ММ.ГГГГ по вопросу: по какой организации составлены представленные кассовые документы за период с июля по август 2008 года; относится ли представленная кассовая книга за 2008 год одновременно к двум предприятиям, — установлено, что, начиная с ДД.ММ.ГГГГ, представленные на экспертизу кассовые документы относятся к филиалу «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области» и оформлены с нарушениями кассовой дисциплины, выразившиеся в наличии на кассовых документах наименований двух организаций (ГУП «Владгостранссигнал», выполненной с помощью компьютерной программы, и оттиск филиала «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области»); переносе кассового остатка ГУП «Владгостранссигнал» на начало ДД.ММ.ГГГГ, равного… руб., а также приходования в кассу денежных средств, снятых с расчетного счета ГУП «Владгостранссигнал». В период с ДД.ММ.ГГГГ кассовые документы филиала «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области» оформлялись с применением компьютерной программы ГУП «Владгостранссигнал», о чем свидетельствует наименование предприятия ГУП «Владгостранссигнал» на документах, продолжение порядковой нумерации кассовых документов, которая присваивается компьютерной программой. В августе 2008г. в кассовых документах наименование предприятия отражается как филиал «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области», а компьютерная нумерация расходных кассовых ордеров начинается с первого номера. Исправительные записи номеров выполняются до ДД.ММ.ГГГГ включительно. С ДД.ММ.ГГГГ на расходных кассовых ордерах имеет место только номер, присвоенный с помощью компьютерной программы. Приходные кассовые ордера в августе имеют только один номер, присвоенный компьютерной программой. Таким образом, до июля 2008 года представленные на экспертизу кассовые документы относятся к ГУП «Владгостранссигнал», а, начиная с июля 2008г., представленные на экспертизу кассовые документы относятся к филиалу «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области» и составлены с нарушением кассовой дисциплины.Из заключения эксперта следует, что в представленных на экспертизу кассовых документах денежная сумма в размере… рублей, полученная ДД.ММ.ГГГГ Солониной Г.И. в ООО «Владпромбанк» г.Владимира по чеку от ДД.ММ.ГГГГ, не была учтена.

На экспертизу не представлены документы, подтверждающие расходование данной суммы.На вопрос, достаточно ли представленных приходных и расходных кассовых ордеров по ГУП «Владгостранссигнал» для ответа на поставленные вопросы, эксперт указал, что проведенные выше исследования основаны на представленных на экспертизу приходных и расходных кассовых документах. При наличии иных документов по ГУП «Владгостранссигнал» результаты исследования могут быть иными.Учитывая, что ответчик Солонина Г.И. уволилась из ФГУП «ГОССМЭП МВД Россия» ДД.ММ.ГГГГ, сдав все документы, то ответственным за хранение документов стал руководитель организации и принявший их бухгалтер. Таким образом, вся бухгалтерская документация должна находится у истца — в ГОССМЭП МВД Россия. Неоднократно по ходатайству ответчика Солониной Г.И. и её представителя адвоката Денисова Д.Ю. судом у истца ФГУП «ГОССМЭП МВД Россия» запрашивались доказательства по делу. Несмотря на неоднократные запросы, суду не были представлены кассовые ордера за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ за номерами 1 и 2; не представлен приходный кассовый ордер за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ за номером 3; не представлены расходные кассовые ордера за номерами 342, 343, 344, 345.Представитель истца в судебном заседании сообщил, что запрашиваемые документы не сохранились.По делу установлено, что в соответствии с приказом ФГУП «ГОССМЭП МВД Россия» на основании заявления Солониной Г.И. действие трудового договора с последней прекращено с ДД.ММ.ГГГГ – по собственному желанию (п.3.ч.1 ст. 77 ТК РФ).Также установлено, что факт неоприходования денежных средств, выданных главному бухгалтеру Солониной Г.И. ДД.ММ.ГГГГ по чеку № с расчетного счета филиала ФГУП «ГОССМЭП МВД России по «, открытого в ООО «Владпромбанк» для выдачи заработной платы работникам за июль 2008г., был выявлен ДД.ММ.ГГГГ после проведенного исследования представленных документов – то есть спустя 2 года и 2 месяца после увольнения главного бухгалтера Солониной Г.И. Как следует из материалов дела, исследование документов в отношении финансово-хозяйственной деятельности Филиала за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ проводила старший специалист-ревизор отдела документальных проверок и ревизий ОРЧ КМ по линии НП №, непосредственно подчиненной УВД по Владимирской области, капитан милиции ФИО7. на основании рапорта заместителя начальника УБЭП УВД по Владимирской области от ДД.ММ.ГГГГ (том 1 л.д.28-33).Из материалов дела не усматривается, что Справка исследования документов в отношении филиала ФГУП «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области» от ДД.ММ.ГГГГ была составлена по результатам аудита финансово-хозяйственной деятельности ГУП «Владгостранссигнал» и филиала «ГОССМЭП МВД России по Владимирской области» и в соответствии со всеми имеющимися бухгалтерскими документами. Кроме того, кассовые ордера за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ за номерами 1 и 2; приходный кассовый ордер за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ за номером 3; расходные кассовые ордера за номерами 342, 343, 344, 345 – у истца и в материалах дела отсутствуют.

Из Справки исследования документов от ДД.ММ.ГГГГусматривается, что при проведении исследования документов от главного бухгалтера Солониной Г.И., а также от работавших после её увольнения и принимавших у неё документацию главных бухгалтеров (бухгалтеров, руководителей), от самой организации бухгалтерские документы в полном объеме не истребовались, следовательно, сведения, указанные в названной Справке, не могут быть достоверными и положенными в вину ответчице. За период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ ответчик Солонина Г.И. каких-либо дисциплинарных взысканий не имела, претензий к ней работодатель до ДД.ММ.ГГГГ – до даты обращения в суд, не предъявлял. При таких обстоятельствах суд находит не доказанным факт причинения истцу – работодателю, ущерба действиями ответчика — работника, в связи с чем исковые требования ФГУП «ГОССМЭП МВД России» о возмещении… рублей удовлетворению не подлежат.Правовые основания для удовлетворения исковых требований ФГУП «ГОССМЭП МВД России» о возмещении ущерба с Солониной Г.И. отсутствуют.
На основании изложенного, руководствуясь ст. ст. 194-199 ГПК РФ, суд
Р Е Ш И Л: Федеральному государственному унитарному предприятию «Государственное специализированное монтажно-эксплуатационное предприятие Министерства внутренних дел Российской Федерации» в иске к Солониной Г.И. о взыскании ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей – о т к а з а т ь.
Решение может быть обжаловано во Владимирский областной суд через Ленинский районный суд г.Владимира в течение месяца со дня принятия решения судом в окончательной форме.Председательствующий судья Н.В. Потапова

Кассовые документы

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…»

Приходный кассовый ордер

При поступлении наличных денежных средств в кассу оформляется приходный кассовый ордер (ПКО) по форме №КО-1 в одном экземпляре. Квитанция ПКО выдается вносителю денег в кассу.

При поступлении наличной выручки от граждан или организаций выдается чек ККТ, ПКО составляется на всю сумму выручки за день на основании контрольной ленты. Оприходовать наличные деньги в кассу приходником нужно до окончания рабочего дня или приезда инкассатора.

Нумерация ПКО произвольная, обычно в порядке возрастания, можно использовать буквенный шифр или дату.

Расходный кассовый ордер

При выдаче денег из кассы оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме №КО-2 в одном экземпляре, получателю выдается квитанция РКО.

При выдаче зарплаты штатным сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 или платежная ведомость по форме № Т-53. На всю сумму выданной зарплаты составляется РКО.

Исправления в ПКО и РКО не разрешаются, при совершенной ошибке надо оформить новый документ.

Ордера можно оформлять на бумаге от руки или автоматизированным способом.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

В настоящее время журнал регистрации приходных и расходных ордеров по форме №КО-3 не является обязательным документом, он не упоминается в Порядке ведения кассовых операций. Вести журнал или нет — это добровольное дело организации. Ответственности за его отсутствие и не заполнение нет.

Журнал предназначен для предварительной регистрации ПКО и РКО: указываются дата, номер, сумма документа и примечание.После регистрации в журнале денежные документы передаются в кассу кассиру.

Журнал регистрации хранится в архиве организации 5 лет.

Кассовая книга

В кассовой книге по форме №КО-4 отражается движение наличных денег: поступления и выбытия из кассы организации. Кассовую книгу можно вести на бумаге, автоматизировано или в электронном виде.

Обратите внимание! Несмотря на то, что унифицированные формы документов стали не обязательными и используются по желанию, некоторые документы нужно оформлять только по унифицированным формам. Кассовая книга, ПКО и РКО — относятся к таким документам.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме №КО-5 используется если в организации есть старший кассир. В книге отражается передача денег от старшего кассира кассирам. Записи делаются в момент передачи денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.

Печать на кассовых документах

Организация для кассовых документов может кроме основной печати использовать штампы с надписями:

  • касса,
  • для документов,
  • для кассовых документов.

Ответственность

За несвоевременное отражение кассовых операций предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность

За отсутствие первичных документов предусмотрены штрафы (ст.120 НК РФ) за грубое нарушение правил учета доходов и расходов:

  • 10 000 руб. — нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. — нарушение обнаружено в разных налоговых периодах;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. — нарушение, которое привело к занижению налоговой базы.

Административная ответственность

Административная ответственность (ст. 15.1 КоАП РФ) за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО грозит штрафом организации от 40 000 руб. до 50 000 руб.

Для должностных лиц тоже могут применяться штрафы:

  • от 4000 руб. до 5000 руб. – за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.1 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ);
  • от 300 до 500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Кассир не является должностным лицом, за его ошибки будет расплачиваться руководитель организации или главный бухгалтер.

Бизнес и учет

Записи созданы 1260

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх